先把人员分组、目标工位、交接窗口和设备准备情况放在同一张清单里。AI 从行政收到的变动说明里提取例外，并为每组生成搬迁卡。约束程序校验工位是否重复、是否仍被占用及基础设备是否就绪，行政确认后再发给员工。搬迁当天按实际交接状态调整后续小组。
方案示例｜两层办公室交换三个小组
行政从旧座位表和新平面图取得楼层、区域和工位编号，给设备、储物柜和网络点也分配明确编号。部门代表确认哪些岗位要相邻，哪些设备需同批搬，哪些日期不能离岗。员工临时提出“下午要接待客户”和“有两台显示器一起搬”时，AI 提取可确认的时间或设备条件，同时保留原消息出处。无法对应具体人员和时段的备注退回部门代表补充。
把目标工位作为资源，每个位置都维护占用、释放、清理、设备确认及可接收状态。第一组还没释放旧位时，第二组先收到“暂未开始”的等待卡。若行政确认一个备用区域，系统再为指定成员生成临时安置候选，写明何时回到最终位置。生成的换位卡包括个人起点、终点、箱号、设备经手人、领取时间及旧位交还的确认入口。不能按原时段到场的员工，可向领队发起改约。公共大表以小组为单位，个人卡在授权渠道查看。
当天员工扫码或由领队确认旧位腾出。现场人员记录箱子送达、网络可用和异常，系统对照人、物、位置三个编号。AI 归纳阻塞原因，例如两箱放错区域或桌面支架尚未安装，再把需要调整的人列给行政。系统按确认的状态重新计算后续批次。旧卡标上失效，员工打开时看到当前版本。若同一设备被标成两个箱号，先由领队核对贴签再分配，系统保留原记载和更正时间。搬迁完成后按工位汇总遗留物品和未确认的设备，逐项交给指定负责人。
用一组依赖关系测试方案
准备一个有互换、半天无法离岗和设备未完成的样本。检查是否出现两个人去同一张桌、一个小组还没离开就被下一组占用，以及有特殊设备的成员是否看到正确说明。现场走一次装箱、运输、到达、确认流程，选两件贴纸相似的设备对照实际扫码。采购时可要求实施方演示怎样改一张搬迁卡，同时更新真正受影响的后续小组。
常见问题
没有现成工位系统能试点吗？
可以用受控表格维护唯一编号和确认状态。先选一个区域验证编号、领队和现场流程。
人员临时请假时要重排全楼吗？
先看他的旧位是否能由领队交接，以及新位有无受影响的设备或前置关系。仅调整相关批次。
现场要为每件物品贴码吗？
按风险和交接需求划分。成箱办公物品可以按箱确认，需单独清点的设备保留自己的编号和接收人。
遇到楼层示意图需要整理时，可参考如何用真实底图明确对象和位置。平面布局的底图协作
深圳创智瑾程科技有限公司提供RPA流程自动化服务。如需评估工位、设备和搬迁状态的联动，可带一份匿名工位表和拟安排的批次计划，可拨打 13510134572 沟通。文中的业务过程为方案示例。